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Vereine fragen und ASVÖ antwortet

Hier werden laufend Fragen unserer Vereinsmitglieder zum aktuellen Thema „Datenschutzgrundverordnung“ beantwortet.
Hier können Sie gerne auch Ihre Fragen zum Thema stellen! Schicken Sie eine E-Mail an office[at]asvo-sport.at.

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Verein: Wir sind nur ein ganz kleiner Verein mit wenigen Mitgliedern - betrifft uns die DS-GVO trotzdem? 

ASVÖ: Die DS-GVO bzw. das Datenschutzgesetz 2018 gilt immer dann, wenn personenbezogene Daten von betroffenen Personen automatisiert oder in einem Dateisystem verarbeitet werden. Die Anzahl der betroffenen Personen und sohin auch der Mitglieder eines Vereins ist dafür grundsätzlich irrelevant. Dabei soll nicht übersehen werden, dass vermutlich zusätzlich Daten anderer Personen (z.B. Dienstnehmer bzw. dienstnehmerähnliche Personen (ev. Trainer), potentielle Neumitglieder (etwa auch bei Werbeaktivitäten), Eltern von minderjährigen Kindern verarbeitet werden. Darüber hinaus ist es dennoch möglich, dass zwar nur wenige betroffene Personen involviert sind, von diesen aber viele verschiedene Daten verarbeitet werden (Namen, Adresse, IP-Adresse, Bankdaten, etc.). Die DS-GVO gilt dann nicht, wenn weder eine automatisierte (also nur eine manuelle) Verarbeitung, noch eine Speicherung in einem „Dateisystem" erfolgt, wobei als „Dateisystem" jede nach einer logischen Ordnung strukturierte Ansammlung von Daten gilt (z.B. auch handgeschriebene Karteikarten der Mitglieder, wenn diese alphabetisch oder nach anderen Suchfunktionen geordnet sind). 

Diese Antwort stellte uns freundlicherweise Herr Mag. Albrecht ZAUNER (Rechtsanwälte Zauner Mühlböck & Partner) zur Verfügung.


Verein: Was passiert mit bereits bestehenden Daten von langjährigen Vereinsmitgliedern? Muss eine Einwilligung zur Datenverarbeitung seitens des Vereins nachgeholt werden?  

ASVÖ: Bei jedem einzelnen „Datum" (z.B. Vorname, Wohnanschrift, etc.) muss die Verarbeitung rechtmäßig sein. Diese Rechtmäßigkeit kann bspw. auf einer Einwilligung der betroffenen Person beruhen, möglicherweise aber auch auf andern Gründen, wie der Notwendigkeit zur Erfüllung eines Vertrags, der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, zum Schutz lebenswichtiger Interessen, bei Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse, oder auch (bereits) dann, wenn berechtigte Interessen des Verarbeiters (also des Vereins) bestehen und dem keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person (dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden) dagegen sprechen. Insoweit sich die Rechtmäßigkeit also nicht aus einem der anderen Gründe ergibt, muss die Einwilligung (auch) bei „langjährigen" Mitgliedern eingeholt werden. 

Diese Antwort stellte uns freundlicherweise Herr Mag. Albrecht ZAUNER (Rechtsanwälte Zauner Mühlböck & Partner) zur Verfügung.


Verein: Welche Daten eines Mitglieds dürfen auch ohne Zustimmung des Mitglieds von einem Verein rechtmäßigerweise verarbeitet werden?  

ASVÖ: Auch ohne Einwilligung ist die Verarbeitung zumindest jener Daten eines Mitglieds rechtmäßig, die zu dessen Individualisierung, zur Vorschreibung, allenfalls Abbuchung und gegebenenfalls auch gerichtlichen Durchsetzung der Beitragszahlungen, zur Information über Vereinsaktivitäten (Vereinszeitung) und vor allem auch zur kostengünstigen Kommunikation mit dem Mitglied notwendig sind. Darunter fallen: Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Berufsbezeichnung, Postleitzahl, Wohnort, Anschrift, Hausnummer, Beitrittsdatum, Telefonnummer (sofern keine Geheimnummer), IBAN (bei Bankeinzug des Mitgliedsbeitrages), E-Mail-Adresse (solange vom Mitglied kein Widerspruch gegen die Verwendung einer von ihm bekanntgegebenen Email-Adresse vorliegt). Die Daten dürfen aber ohne Zustimmung des Mitglieds nicht für andere Zwecke verwendet werden (z.B. keine Weiterleitung von Werbemitteln eines „Geschäftspartners" des Vereins an die Mitglieder). Auch wenn die Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig erfolgt, ändert dies aber nichts daran, dass der Verein sonstige Pflichten nach dem Datenschutzrecht (u.a. Informations- und Offenlegungspflichten) zu erfüllen hat. 

Diese Antwort stellte uns freundlicherweise Herr Mag. Albrecht ZAUNER (Rechtsanwälte Zauner Mühlböck & Partner) zur Verfügung.


Verein: Welche Daten eines Mitglieds dürfen auch ohne Zustimmung des Mitglieds von einem Verein an dritte Personen übermittelt werden? 

ASVÖ: Die Verarbeitung zumindest jener Daten eines Mitglieds sind rechtmäßig, die zu dessen Individualisierung, zur Vorschreibung, allenfalls Abbuchung und gegebenenfalls auch gerichtlichen Durchsetzung von Beitragszahlungen, zur Information über Vereinsaktivitäten (Vereinszeitung) und vor allem auch zur kostengünstigen Kommunikation mit dem Mitglied notwendig sind. Zur Erfüllung dieser angeführten Zwecke dürfen die dafür notwendigen Daten auch an Dritte übermittelt werden (z.B. Bank, Provider, Post, Inkassobüro, Rechtsanwalt, Gericht). Die Daten dürfen aber ohne Zustimmung des Mitglieds nicht an andere Personen übermittelt werden (z.B. keine Übermittlung dieser Daten an „Geschäftspartner" des Vereins, keine Übermittlung an übergeordnete Verbände). Bei Mitgliedern, die an Wettkämpfen teilnehmen, dürfen alle für die Anmeldung bzw. Teilnahme am Wettkampf notwendigen Daten (z.B. auch Qualifikationskriterien) an den Veranstalter (z.B. Landes- oder Bundes­Fachverband, internationale Verbände) übermittelt werden. Die laut Vereinsgesetz meldepflichtigen Informationen der statutengemäßen Amtswalter dürfen (müssen) an die Vereinsbehörde übermittelt werden. 

Diese Antwort stellte uns freundlicherweise Herr Mag. Albrecht ZAUNER (Rechtsanwälte Zauner Mühlböck & Partner) zur Verfügung.


Verein: Müssen Daten von ehemaligen / verstorbenen Mitgliedem sofort nach deren Austritt / Tod gelöscht warden? 

ASVÖ: Personenbezogene Daten betreffen immer nur lebende Personen. Das Grundrecht auf Datenschutz erlischt sohin mit dem Tod des Betroffenen und geht nicht auf Rechtsnachfolger über! Betreffend der Verarbeitung von Daten von bereits verstorbenen Mitgliedern besteht daher überhaupt keine Einschränkung; dementsprechend besteht auch keine Verpflichtung zu deren Löschung.  Anders ist die Lage bei Austritt eines Mitgliedes. Verlässliche und einfache Aussagen, wie lange welche genaue Datenarten gespeichert werden dürfen, sind auf Grund der diffizilen Sach- und Rechtslage schwierig. Sofern noch offene Forderungen gegen das (ehemalige) Mitglied bestehen (z.B. Beitragsrückstand), dürfen all jene Daten gespeichert bleiben, die zur Rechtsdurchsetzung notwendig sind (insbesondere Namens-, Adress-, Zahlungs-, Beitritts- und Austrittsdaten). Bei Wettkampfteilnehmern besteht ein berechtigtes Interesse des Vereins, die dafür notwendigen Daten (Personendaten, Wettkampfergebnisse) als Dokumentation für Vereinserfolge zu speichern; dies umfasst aber beispielweise keine Adressdaten mehr. Der Zweck, etwa beim Vereinsjubiläum (auch) ehemalige Mitglieder einzuladen, genügt definitiv nicht zur fortgesetzten Speicherung. Hiefür wäre eine Zustimmung des ausgetretenen Mitglieds einzuholen. 

Diese Antwort stellte uns freundlicherweise Herr Mag. Albrecht ZAUNER (Rechtsanwälte Zauner Mühlböck & Partner) zur Verfügung.


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